Pengertian Laporan Bisnis & Laporan Formal

A.    PENGERTIAN LAPORAN BISNIS

 Laporan bisnis adalah suatu laporan yang bersifat netral, memiliki tujuan yang jelas serta menyajikan fakta kepada seorang atau lebih dalam rangka mencapai tujuan bisnis tertentu.

Laporan  bisnis  ialah  setiap  dokumen  faktual  yang  menyatakan  tujuan  perusahaan merupakan sarana manajerial  untuk menginformasikan atau memberikan kontribusi  pada pengambilan keputusan harus bersifat akurat, lengkap dan obyektif.

Laporan bisnis juga dapat diartika sebagai  suatu laporan yang memiliki  sifat  netral  , tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan rencana penyajian fakta kepada seseorang atau untuk kepentingan bisnis tertentu.

Laporan bisnis juga merupakan pesan-pesan yang objektif, tersusun secara teratur yang digunakan untuk menyampaikan informasi  dari  suatu bagian organisasional  atau dari  saru institusi  atau  lembaga  ke  lembaga  lain  untuk  membantu  pengambilan  keputusan  atau pemecahan masalah.

Laporan fakta meliputi kejadian-kejadian, kondisi, mutu, perkembangan, hasil, produk, masalah, atau saran pemecahan. Laporan dapat membantu penerima memahami situasi bisnis yang kompleks,  menyelesaikan tugas-tugas  teknik,  atau merencanakan prosedur-prosedur, pemecahan masalah, dan membuat kebijakan tentang perencanaan strategis.

            Suatu laporan dapat berbentuk tertulis ataupun lisan ataupun keduanya (lisan dan tertulis). Laporan tertulis biasanya mendahului penyajian secara lisan yang didasarkan pada dokumen tertulis. 

Dalam bisnis, secara umum penulisan laporan digunakan untuk memenuhi berbagai keperluan antara lain:

a.       Untuk memantau dan mengendalikan operasi perusahaan; misalnya, laporan operasi, laporan kegiatan karyawan.

b.      Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan; misalnya kebijakan penempatan karyawan.

c.        Untuk memenuhi persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku bagi perusahaan; misalnya laporan pajak, laporan analisis dampak lingkungan, laporan ketenagakerjaan (perburuhan).

d.      Untuk mendokumentasikan kinerja, baik untuk kebutuhan internal maupun eksternal; misalnya laporan kinerja, laporan perkembangan kegiatan.

e.       Untuk menganalisis informasi dan memberikan masukan bagi pengambilan keputusan atas isu tertentu; misalnya laporan riset, laporan justifikasi.

f.       Untuk memperoleh sumber pendanaan dan membuka bisnis baru; misalnya proposal penjualan, proposal pengembangan produk baru. 

            Selanjutnya, laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam jenis sebagai berikut.

1.      Laporan menurut Fungsinya

Jenis laporan menurut fungsinya terdiri Laporan Informasional dan Laporan Analitis. Laporan informasional adalah laporan yang bersifat memberi informasi, menyajikan fakta – tanpa melakukan analisis, tanpa kesimpulan, dan tanpa memberi rekomendasi. Sedangkan, laporan analitis adalah laporan yang menyajikan fakta, menganalisis dan mengintrepertasikannya, kemudian menyimpulkan dan memberi rekomendasi. Beberapa contoh dari jenis ini adalah laporan kemajuan pekerjaan, laporan rekomendasi, proposal, dan sebagainya. 

2.      Laporan menurut Subjeknya

 Laporan menurut subjeknya adalah laporan yang didasarkan menurut departemen atau unit tempat laporan itu diperoleh. Contoh-contohnya adalah laporan akuntansi, laporan personalia, laporan produksi dan sebagainya. 

3.      Laporan menurut Formalitasnya

Laporan jenis ini dapat dibedakan atas laporan formal atau laporan laporan panjang (pada umumnya lebih dari 10 halaman) dan laporan nonformal atau laporan singkat. 

4.      Laporan menurut Keasliannya

Laporan yang terdiri dari laporan otoritas, laporan sukarela, laporan swasta, dan laporan publik. Laporan otoritas yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari orang lain; laporan sukarela disusun atas inisiatif dari pembuat laporan itu sendiri; laporan swasta adalah laporan yang dibuat oleh organisasi/perusahaan swasta; dan laporan publik disusun oleh lembaga/organisasi pemerintah atau lembaga yang dibiayai oleh negara. 

5.      Laporan menurut Frekuensinya

Laporan menurut frekuensinya terdiri dari laporan berkala yaitu laporan yang disusun secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, dan tahunan. Contoh, laporan penjualan harian; sedangkan laporan khusus merupakan laporan atas suatu kejadian yang unik (khusus) seperti munculnya krisis dalam suatu perusahaan. 

6.      Laporan menurut Jenisnya

Laporan jenis terdiri dari laporan memorandum, laporan surat, laporan dalam bentuk cetakan, dan laporan panjang (laporan formal).

7.      Laporan menurut Kegiatan Projek

Laporan macam ini terdiri atas laporan pendahuluan, laporan perkembangan, dan laporan akhir. 

8. Laporan menurut Pelaksanaan Pertemuan

Yang termasuk ke dalam laporan jenis ini adalah agenda, resolusi, notulen, dan laporan pertemuan. Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum suatu pertemuan berlangsung, dan biasanya terdiri dari jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan sehingga akan membantu peserta dalam mempersiapkan peserta. Resolusi merupakan laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus dalam suatu pertemuan. Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yang mencakup semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Laporan pertemuan merupakan laporan resmi yang mencakup bahasan yang lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau konfrensi penting.

B. BAGIAN UTAMA LAPORAN BISNIS 

1. Pendahuluan

Dalam bagian pendahuluan ada 11 (sebelas) hal yang perlu dipertimbangkan, yakni:

a. Pemberi Kuasa, adalah individu/organisasi yang meminta laporan;

b. Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis;

c. Masalah, biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan;

d. Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis;

 e. Ruang Lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan bisnis;

f. Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi;

g. Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan;

h. Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan.

i. Definisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan.

j. Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia. 

 Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.

2. Isi Laporan 

Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. Dalam bagian ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu, bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan. 

3. Penutup 

Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh karena itu, dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman, sedangkan pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi.

Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai berikut:

a. Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala hanya berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian;

b. Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis;

c. Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat;

d. Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program/projek yang akan dilaksanakan.

C. PENGORGANISASIAN ISI LAPORAN BISNIS

Ada 2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi laporan bisnis, yakni cara deduksi (cara langsung) dan cara induksi (cara tak langsung). 

Cara pertama:

Cara deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu, setelah itu baru dijelaskan hal-hal yang rinci.  Secara umum, kita dapat menggunakan cara deduksi atau cara langsung, jika pembaca kita memiliki ciri sebagai berikut:

Eksekutif yang sibuk; Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan segera; Ingin mengetahui ‘berita baik’ atau informasi netral; Ingin menganalisis data lebih baik, dan hal ini akan menjadi lebih mudah jika kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan; Ingin mengetahui pandangan penulis laporan dengan segera; Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduksi. 

Cara kedua:

Cara induksi atau cara tak langsung, berarti kita menjelaskan fakta- fakta yang ada terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok, kesimpulan, dan rekomendasi.  Pada prinsipnya, kita menggunakan cara induksi jika pembaca kita mempunyai karakteristik sebagai berikut: Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami kesimpulan dan rekomendasinya; Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan (‘berita buruk’); Merasa kesimpulannya tidak bias dan dapat menerimanya; Perlu membaca keseluruhan laporan, bukan hanya bagian akhirnya saja; Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara induksi.

D. PENGERTIAN LAPORAN FORMAL

            Laporan Formal adalah kertas yang menjelaskan hasil dan temuan dari beberapa percobaan atau proyek penelitian. Laporan harus ditulis sesuai dengan gaya ilmiah formal dalam cara singkat dan koheren. Laporan resmi ini ditandai dengan penggunaan kalimat singkat dan bahasa Inggris sederhana. Hal ini dicatat untuk fakta bahwa laporan harus dapat diakses bahkan untuk orang dengan miskin bahasa Inggris. Laporan resmi benar ditulis harus memberikan pembaca pemahaman yang lengkap dari percobaan. Oleh karena itu, hanya fakta dan informasi yang obyektif harus disajikan tanpa penyimpangan liris.

Komunikasi Formal

Setiap organisasi mempunyai jaringan komunikasi formal, yang di dalamnnya ide-ide  dan informasi  mengalir  sepanjang  garis  komando  (tingkat  hierarki)  dalam struktur  organisasi  perusahaan.  di  seluruh  jaringan  formal  internal tersebut, informasi mengalir dalam 3 arah:

• Aliran ke arah bawah. Komunikasi ke arah bawah mengalir dari oara eksekutif ke para  karyawan,  membagi  keputusan  eksekutif  dan  menyediakan  informasi  yang membantu para karyawan mengerjakan pekerjaan mereka.

• Aliran ke arah atas. Komunikasi ke arah atas mengalir dari para karyawan ke para eksekutif, memberikan laporan dengan tepat waktu tentang problem, tren, peluang, keluhan, dan kinerja--dengan demikian memungkinkan para eksekutif  memecahkan masalah dan membuat keputusan yang cerdas.

• Aliran  horizontal.  Komunikasi  lateral  atau  diagonal  mengalir  antar  departemen untuk membantu para karyawan membagi  informasi  dan mengoordinasikan tugas. Komunikasi seperti itu sangat bermanfaat untuk memecahkan problem-problem yang kompleks dan sulit.

Ciri – ciri laporan formal, yaitu:

Ø  Ada halaman judul

Ø  Ada surat pertanyaan penyerahan

Ø  Ada daftar isi

Ø  Ada ikhtiar yang mengawali laporan

Ø  Ada pendahuluan yang menginformasikan isi secara global

Ø  Isi laporan jelas dan terperinci

Ø  Menggunakan bahasa yang formal

Ø  Mencantumkan tabel bila ada

Ø  Ada kesimpulan dan saran

Laporan formal selalu mencakup sebagai berikut:

a. bagan pembuka: Cover, halaman kosong, halaman judul, surat penyerahan, kata pengantar, daftar isi, daftar gambar, ringkasan.

b. Batang tubuh terdiri dari:

-Pendahuluan, yang menejelaskan tujuan dari penulisan laporan, identifikasi masalah, latar belakang permasalahan, dan metodologi riset.

-Temuan  adalah  berbagai  informasi  yang  didapat  selama  penelitian  dan anlalisa temuan tersebut.

c. bagan pelengkap – Apendiks, bibliography, indeks.

d. Bentuk atau penampilannya .

Ada beberapa bentuk yang dapat dipakai dalam penulisan laporan antara lain:

a. memorandum report

b. laporan surat

c. laporan yang telah tercetak

d. laporan formal

Persiapan Sebelum Menulis

Proses perencanaan diatur lebih terinci dan lebih panjang daripada laporan pendek.

Tahap-Tahap dalam Penulisan Laporan.

1. Menentukan masalah dan tujuan.

2. Menentukan siapa yang akan menerima laporan

3. Menentukan ide

4. Mengumpulkan bahan yang diperlukan

5. Memilih dan menginterpretasikan data.

6. Menyusun data dan mempersiapkan kerangka akhir

CHECKLIST 7’C untuk Penulisan Laporan :

1. Completeness dan Conciseness

- Mencakup – keseluruhan ,  dibutuhkan  fakta  yang lengkap dan sesuai  dengan  tujuan laporan, untuk menjawab seluruh pertanyaan  pembaca.

- Mencakup apa, mengapa, kpaan, dimana, siapa dan bagaimana, yang tepat dengan  tujuan penulisan dan pembaca.

- Harus dapat  menyajikan uraian dengan figur-figur yang lengkap sesuai  dengan  yang diminta.

- Sususnlah laporan yang mencakup hal yang penting saja sesuai dengan tujuan dan  keperluan pembaca.

- Hindari penulisan yang terlalu panjang, ungkapan usang, perulangan yang tidak  perlu, dan penggunaan artikel yang berlebihan.

- Nyatakan faktor yang menguntungkan dan merugikan yang berpengaruh terhadap  situasi yang anda laporan

- Masukkan kata pembuka dan bagian tambahan lainnya.

2. Concreteness, Conviction, Objectivity.

- Gunakan kata dan angka yang spesifik, karena hal ini akan lebih memperjelas dan  meyakinkan laporan anda.

- Nyatakan sumber informasi dalam pendahuluan, batang tubuh atau apendiks.

- Dapat menjamin bahwa sumber tersebut dapat dipertanggungjawabkan.

- Dalam  mengutip,  mengungkapkan,  atau  meringkas  sesuatu  hal  anda  harus  objektif.

- Pertimbangkan denga hati-hati dasar dari kesimpulan anda.

- Hindari penulisan yang bersifat emosional

- Nyatakan fakta yang jujur.

- Gunakan kata benda konkret sebagai subjek kalimat.

- Lebih baik menggunakan kalimat aktif daripada kalimat pasif.

- Hindari pengandaian yang akan memberikan gagasan yang berlawanan fakta.

- Buat kesimpulan dengan fakta yang cukup.

3. Considereration dan Courtesy

- Terapkan suatu keterpaduan yang serasi dalam penelitian anda.

- Pilih susunan perencanaan anda secara induktif atau deduktif, untuk mendapatkan  reaksi yang efektif dari pembaca

- Susunan  topik  yang  ada  dalam  laporan  batang  tubuh  pembaca  setelah  mempertimbangkan kepentingan pembaca.

- Sesuaikan  gaya  penulisan  dan  formalitas  laporan  dengan  keinginan  pembaca,  anda dapat memilih satu dari beberapa pilihan berikut:

a) Dapat digunakan gaya informal, sama seperti pada surat dan memo.

b) Pada  laporan  yang  lebih  panjang  dan  formal  uang  ditunjukkan  pada  ternama,  staf  pemerintah dan lainnya,dapat  digunakan gaya impersonal.

Dalam hal ini anada tidak menyebutkan diri anda sendiri.

c) Pada  laporan  yang  lebih  formal  anda  dapat  menyebutkan  anda  sebgai penulis, dan asisten anda sebagai staf peneliti, atua lainnya.

- Tulislah hal –hal yang tidak menyenangkan secara bijaksana dan sopan.

- Tulislah laporan tersebut dengan sopan, dan bijaksana.

- Buatlah rekomendasi, berdasarkan hasil kesimpulan yang logis,  yang didapat dari  fakta yang telah disajikan.

- Hilangkan  pendapat pribadi anda.

- Buat  laporan  semenarik  mungkin  dan  mudah  dibaca,  dengan  menggunakan  judul,tabel,grafik, gambar dan alat bantu.

- Jika terdapat suatu keputusan yang mempunyai kriteria yang hampir sama dengan  alternatif lain.

4. Clarity

- Ungkapkan pernyataan anda dengan jelas sehingga mudah dimengerti pembaca.

- Masukkan definisi dengan menggunakan istilah teknis pada bagian pendahuluan, batang tubuh atau apendiks.

- Dalam membandingkan figur gunakan presentasi,  rangking, rasio. Bila terdapat angka pecahan lebih baik dibulatkan agar lebih dimengerti.

- Gunakan  bantuan  grafik,  chart,  gambar  dan  lain-lain,  bila  hal  itu  membantu penyajian data kuantitaf anda.

- Sebelum menyajikan grafik sebaiknya didiskusikan secara ringkas.

- Gunakan judul sebagai pedoman pembaca, dan harus berhubungan dengan isinya.

- Gunakan  kata-kata  peralihan  dan  ungkapan-ungkapan  untuk  menghubungkan  kalimat dan ide.

- Gunakan kalimat peralihan bila suatu bagian beralih atau berpindah pada bagian  lain.

5. Correctness

- Periksalah kembali semua fakta, tata bahasa, dan hal lainnya.

- Bedakan dengan jelas antara fakta, gagasan, kesimpulan seluruh teks dan bagian  akhir.

- Teliti kembali penyusunan judul dan sub judul.

- Tulis kesimpulan dengan teliti, dan tidak berlebihan.

- Periksa lagi apakah laporan anda tersebut mempunyai kualitas yang baik dilihat  dari segi yang lainnya.

- Periksa tata laporan itu, apakah cukup menarik?

- Pada  laporan  yang  panjang  periksa  kembali  ketepatan  semua  bagian,  kata  pengantar dan bagian perlengkapan lain.

- Jangan memasukan bahan-bahan baru pada bagian akhir.