Funsi-fungsi Komunikasi Organisasi

KOMUNIKASI

Tidak ada kelompok yang dapat eksis tanpa komunikasi, perpindahan (transfer) makna diantara anggota-anggotanya. Melalui transfer makna dari satu orang keorang lain sajalah informasi dan ide dapat disampaikan. Tetapi, komunikasi tidak sekedar berarti transfer makna.Makna itu juga harus dapat dimengerti. Dalam satu kelompok dimana salah seorang anggotanya hanya bisa berbicara dengan bahasa Jerman sementara yang lain tidak mengerti bahasa tersebut, individu yang berbahasa Jerman itu tidak akan sepenuhnya dimengerti. Jadi komunikasi (communication) meliputi transfer maupun pemahaman makna.

Sebuah ide, tidak peduli betapa pun hebatnya, tidak berguna sampai dapat disampaikan dan dipahami oleh orang lain. Komunikasi yang sempurna jika memang hal tersebut ada, muncul ketika suatu pemikiran atau sebuah ide tersampaikan sedemikian rupa sehingga gambaran mental yang oleh didapat penerima persis sama dengan yang digambarkan sipengirim.

v  Fungsi – fungsi komunikasi :

            Dalam sebuah kelompok atau organisasi, komunikasi memiliki empat fungsi utama : control, motivasi, ekspresi emosional, dan informasi.

Komunikasi dengan cara- cara tertentu bertindak untuk mengontrol perilaku anggota. Organisasi memiliki hierarki otoritas dan garis panduan formal yang wajib ditaati oleh karyawaan.

            Komunikasi menjaga motivasi dengan cara menjelaskan kepada para pekerja mengenai apa yang harus dilakukan, seberapa baik pekerjaan mereka, dan apa yang dapat dilakukan untuk memperbaiki kinerja sekiranya kurang baik.

            Bagi banyak karyawan, kelompok kerja mereka adalah sumber utama interaksi sosial.Komunikasi yang terjadi dalam kelompok merupakan sebuah mekanisme fundamental yang melaluinya para anggota menunjukkan rasa frustasi dan rasa puas mereka.Jadi, komunnikasi menyediakan jalan keluar bagi ekspresi emosional dari perasaan – perasaan dan untuk memenuhi kebutuhan – kebutuhan sosial.

            Fungsi terakhir komunikasi berhubungan dengan perannya dalam memfasilitasi pengambilan keputusan. Komunikasi memberikan informasi yang dibutuhkan oleh individu dan kelompok untuk mengambil keputusan dengan cara menyampaikan data untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi pilihan – pilihan alternative yang ada.

Ø  Proses Komunikasi

            Sebelum komunikasi terjadi di butuhkan suatu tujuan yang terekspresikan sebagai pesan untuk disampaikan.Pesan tersebut disampaikan dari seorang pengirim kepada seorang penerima.Ia disandikan (disampaikan menjadi suatu bentuk simbolis) dan dialihkan melalui perantara (saluran) kepada penerima, yang lalu menerjemahkannya ulang, (membaca sandi) pesan yang diberikan oleh pengirim. Hasilnya adalah transfer makna dari satu orang kepada orang lain.

Ø  Arah Komunikasi

Komunikasi dapat berjalan secara vertikal atau lateral.Lebih jauh dimensi vertikal dapat dibagi menjadi aliran komunikasi ke bawah dan ke atas.

Ø  Ke Bawah

Komunikasi yang mengalir dari satu tingkatan dalam kelompok atau organisasi ke tingkatan yang lebih rendah disebut komunikasi ke bawah.

Ø  Ke Atas

Komunikasi ke atas mengalir menuju tingkatan yang lebih tinggi dalam suatu kelompok atau organisasi.

Ø  Lateral

Ketika komunikasi terjadi antaranggota dari kelompok kerja yang sama, diantara anggota dari kelompok kerja pada tingkat yang sama, antar manajer pada tataran yang sama, atau diantara individu-individu yang setara secara horizontal, kita menyebutnya sebagai komunikasi lateral.

Ø  Komunikasi Antapersonal

Bagaimanakah para anggota kelompok mentransfer makna diantara mereka dan antara satu sama lain? Terdapat tiga metode pokok.Pada dasarnya, orang menggunakan komunikasi lisan, tertulis dan nonverbal.

Ø  Komunikasi Lisan

Sarana utama untuk menyampaikan pesan adalah komunikasi lisan. Pidato,berbagai diskusi formal satu lawan satu dan kelompok, serta desas desus informal atau desas-desus merupakan bentuk popular dari komunikasi lisan.Kekuatan komunikasi lisan terletak pada kecepatan dan umpan baliknya. Suatu pesan verbal dapat disampaikan dan jawabannya dapat diterima dalam waktu singkat.

Kelemahan terbesar dari komunikasi lisan terdapat dalam organisasinya atau ketika pesan itu harus disampaikan melalui sejumlah orang.Semakin banyak orang yang harus dilalui sebuah pesan semakin besar kemungkinan penyimpangannya.

Ø  Komunikasi Tertulis

Komunikasi tertulis meliputi memo, surat faks, e-mail, pesan instan, majalah organisasional, pengumuman yang ditempelkan di papan bulletin, atau sarana-sarana alain yang disampaikan melalui tulisan atau simbol.

Tentu saja, pesan tertulis juga memiliki kelemahan.Komunikasi ini memakan waktu. Anda dapat menyampaikan jauh lebih banyak informasi kepada seorang dosen perguruan tinggi dalam ujian lisan satu jam dari pada dalam ujian tertulis satu jam. Kelemahan besar lainnya umpan balik, atau tiadanya umpan balik.

Ø  Komunikasi Nonverbal

Setiap kali memberikan informasi verbal kepada seseorang, kita juga menyampaikan pesan nonverbal.Dalam beberapa hal, komponen nonverbal itu dapat berdiri sendiri.

Dapat dikatakan bahwa setiap gerakan tubuh memiliki arti dan tidak ada gerakan yang sama sekali kebetulan. Dua hal terpenting yang disampaikan bahsa tubuh adalah (1) sejauh mana seorang individu menyukai orang lain dan tertarik pada pandangannya dan (2) status relative yang dirasakan antara pengirim dan penerima.

Ø  Komunikasi Organisasi

Di bagian ini, kita beralih dari komuniokasi antarpersonal ke komunikasi organisasi. Focus kita disini adalah jaringan komunikasi formal, jaringan komunikasi informal, mmekanisme berbantuan komputer yang digunakan organisasi untuk memfasilitasi komunikasi, dan topic manajemen pengetahuan yang terkait dengannya.

Ø  Jaringan Kelompok Kecil Formal

Jaringan ortgansasi formal bisa jadi sangat rumit.Misalnya, jaringan tersebut mencakup ratusan orang dan setengah lusin atau lebih tingkatan hirarki.Jaringan rantai secara kaku mengikuti komando formal.Jaringan ini mewakili saluran-saluran komunikasi yang dapat anda temui dalam suatu organisasi tiga tingkat yang kaku.roda bergantung pada satu figur sentral yang bertindak selaku perantara komunikasi antara sesama kelompok.Dalam praktiknya jaringan ini sering kali dikaitkan dengan tim-tim yangotonom, dimana semua anggota kelompok bebas untuk berkontribusi dan tidak ada yang memegang peran pemimpin.

Ø  Jaringan Komunikasi Informal

Sistem formal bukanlah satu-satunya jaringan komunikasi dalam sebuah kelompok atau organisasi.Ad pula jaringan informal, yang disebut desas-desus (grapevine).meskipun bersifat informal, tidak berarti desas-desus bukanlah sumber informasi yang penting.

Desas-desus memiliki tiga kateristik utama.Pertama, hal ini tidak dikontrol oleh manajemen.Kedua, oleh sebagian besar karyawan, dipandang lebih dapat dipercaya dan diandalkan daripada komunike-komunike formal yang dikeluarkan oleh manajemen puncak.Terakhir, desas-desus sebagian besar digunakan untuk memuaskan kepentingan pribadi orang-orang didalamnya.

Ø  Komunikasi Berbantuan Komputer

Dewasa ini, komunikasi didalam organisasi-organisasi diperkuat dan diperkaya dengan berbagai teknologi berbantuan komputer. Teknologi tersebut meliputi e-mail, pesan instan, hubungan intranet,serta konferensi video.E-mail menggunakan internet untuk menyampaikan dan menyampaikan teks serta dokumen yang diolah dan dihasilkan oleh komputer.

Pesan instan.Cara ini tidak lagi digunakan oleh para remaja.Pesan instan (Instant Messagging-IM), yang telah popular disntara remaja selama lebih dari satu dasawarsa, sekarang dengan cepat bergerak kedunia bisnis.

Koneksi Intranet dan Ekstranet.Intranet adalah jaringan informasi suatu organisasi terpisah dan terlihat serta berfungsi seperti situs Web tetapi hanya orang-orang dalam organisasi itu yang memiliki akses terhadapnya. Perkembangan termutakhir intranet adalah pemakai akses internet nirkabel berkecepatan tinggi ( Wi-Fi) untuk panggilan telepon disebuah orgsnisasi. Selain itu, berbagai organisasi menciptakan hubungan ekstranet yang menghubungkan karyawan-karyawan internal dengan pemasok, pelanggan, dan rekanan strategis tertentu.

Konferensi video.Merupakan kelanjutan dari sistem intranet dan ekstranet.Sistem ini memungkinkan para karyawan dalam sebuah organisasi untuk mengadakan pertemuan dengan orsng yang berbeda di lokasi yang berlainan.

Ø  Manajemen Pengetahuan

Ini merupakan proses untuk mengorganisasi dan mendistribusikan kebijaksanaan kolektif suatu orgsnisasi sehingga informasi yang tepat disampaikan kepada orang yang tepat pada saat yang tepat. Bila dilakukan dengan benar manajemen pengetahuan memberikan sebuah organisasi kualitas kompetitif dan peningkatan kinerja perusahaan karena hal tersebut membuat para karyawannya lebih cerdas.

Ø  Pilihan Saluran Komunikasi

Peneletian telah menemukan bahwa saluran yang berbeda memiliki kapasitas yang juga berbeda untuk menyampaikan informasi.Beberapa saluran kaya karena memiliki kemampuan untuk (1) menangani lebih dari satu petunjuk pada waktu bersamaan, (2) memfasilitasi umpan balik yang cepat, dan (3) bersifat sangat pribadi.

Ø  Hambatan Bagi Komunikasi yang Efektif

Ada beberapa hambatan yang berpotensi memperlambat atau menyimpangkan komunikasi yang efektif. Dalam bagian ini ada beberapa hambatan penting yang kita soroti,yakni penyaringan, perspektif selektif, kelebihan informasi, emoasi, bahasa, kesulitan komunikasi.

Ø  Isu-isu Terkini dalam Komunikasi

Di bagian ini, kita akan mendiskusikan empat isu terkini yang berhubungan dengan komunikasi dalam organisasi: Mengapa kaum laki-laki dan perempuan sering kali sulit berkomunikasi satu sama lain? Apakah peran sikap diam dalam komunikasi?Apakah implikasi-implikasi dari gerak “benar secara politik” pada komunikasi dalam organisasi? Dan, bagaimana orang bisa meningkatkan komunikasi lintas kultur.

Ø  Komunikasi Lintas Kultural

Hambatan-hambatan kultural.Ada empat masalah khusus yang terkait dengan kesulitan-kesulitan bahsa dalam komunikasi lintas kultural.

1.      Hambatan yang disebabkan semantik.

2.      Hambatan yang disebabkan oleh konotasi kata.

3.      Hambatan yang disebabkan oleh perbedaan nada bicara.

4.      Hambatan yang disebabkan perbedaan persepsi.

Konteks kultural. Pemahaman yang lebih baik atas hambatan-hambatan kultural ini dan berbagai implikasinya terhadap komunikasi lintas kultural dapat dicapai dengan cara memerhatikan konsep kultur konteks tinggi dan rendah.

Ø  Sebuah panduan kultural

1.      Asumsikan perbedaan hingga kesamaan ditemukan

2.      Tekankan deskripsi alih-alih interprestasi atau evaluasi

3.      Praktikkan empati

4.      Perlakukan interprestasi anda sebagai hipotesis kerja